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イベント運営で学んだこと

お久しぶりです。
先日、会社イベントを行いました。
規模にして約2700人程度。
今までは1000人弱だったので、それが一気に倍以上となり、
非常に準備も苦労しましたが、事務局として数名単位での準備
となったので、心理的には非常に楽でした。

人数面で感じたことと、4回目のイベント運営で自分の傾向が
少しわかったような気がしました。

そこで感じたのは、まず目が行き届かなくなること。
今までは、1000人程度で、しかも一工場だけでの開催だっ
たため、大体その場にいる人の顔はわかっていました。
地域の方か従業員かもおおよそ区別がついていました。

今回は地域住民に開放せず、従業員とその家族に限定したもの
の、他地域の製作所等からも参加を募ったため、まったくわか
りませんでした。

警備面、運営面でなかなか感じることが多くあり、また記載が
できればと思います。

また、目が行き届かなくなるということは、今までは大体何ら
かの問題が起きても筆者一人で対策が考えられました。
一人でイベントを企画すれば、その場は手ぶらでも大体の内容
は頭に入ります。
どこに何があり、誰がどのような仕事を担当しているかもほぼ
頭に入っていました。

しかしながら、今回は全くそれは機能しませんでした。
筆者はどちらかというと会場の不備や突発問題の対応に追われ
ていましたが、タイムスケジュールや分担も把握できていませ
んでした。

そこで感じたのは、自分は業務を人に任せるということが不慣
れで苦手だということです。
今回のも、担当ではないという意識があり、頭にまったく残っ
ていませんでした。

それは、今までずっと一番下っ端で生きてきたのですからしょ
うがありませんが、このようなマネジメントの一端を垣間見え
るというのは、イベント運営の数少ない明らかな利点です。

今までのイベントは完全に筆者が一極集中でコントロールしま
した。なかなか準備の協力を得る余裕がない以上、やむを得な
い運用でしたが、3回目には完全にその形でシステム化してし
まいました。

今回は、筆者を含む事務局の4名と業者が中心となりました。
とても一人で抱えきれるものではありませんでしたので、おお
よそ分担を分けて行いました。
その下に、各部署から何名ずつか選出してもらった委員での運
営としました。

事前に分担を決めるのはそれほど難しいものではありませんが、
当日に目についたもの(ゴミがあふれている、表示が破れてい
るなど)を対処するのに本当は手の空いている人や総務人事の
人間を使うほうがより迅速に対応ができるはずです。

筆者にはそれがうまくできません。自分でやったほうが早いと
感じますし、実際にそうなのですが、それは筆者の指示が下手
なことが原因です。

また、一度任せてしまうと興味を失ってしまい、何らかの問題
が発生したり、発生する恐れがあっても目につかなくなってし
まう傾向があります。

イベントはいろいろ学べます。会社として時間とお金を使って
やるべきかどうかは意見が分かれますが、運営をやると普段使
わない能力を使います。
学んだことを活かすのもまた、運営のお仕事なんでしょう。

毎回同じようにイベントを打っても能がないのでこのあたり、
普段の業務でも気に留めるようにしようと思います。
余裕がない時こそ、人の傾向が見えるものだと再認識しました。


                                 FFS
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テーマ : 雑記
ジャンル : その他

プロフィール

Author:FFS
最初は投資のことを色々書こうと思って初めました。
しかしながら、そんなに書けるほどのことはありませんでした。
今は気が向いたときに思いつくままに書いています。
そしていつの間にかてんかんを発症してしまった。
そんな20代サラリーマンのブログです。

なお、本ブログは関係者への配慮等から掲載時期等は不規則にずらして掲載していますのでご承知おきください。

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